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真っ先に知りたい!超重要【Excel】6大関数 ~IF編~

2016/09/08 Excel活用術
この記事は約 5 分で読めます。

Excelには大変な作業を助けてくれる手段がたくさん用意されていて、なかでも、作業効率を上げるために必須といえるのが『関数』ですよね。

関数は、簡単なものからちょっとめんどうなものまで400個以上もありますが、これらすべてを覚える必要はまったくありません。

あなたにとって必要な関数を探しだし、正しく使いこなせるようになることが大切です。

 

今回は、真っ先に知ってきたい6つの関数

  • IF関数
  • SUM関数
  • COUNTA関数
  • SUMIF関数
  • COUNTIF関数
  • VLOOKUP関数

の第1弾ということで、『IF関数』について詳しく解説していきたいと思います!
Excel2016で新しく追加された『IFS関数』についてもお話していますので、IF関数をマスターしたという方もぜひご覧くださいね。

 

IF関数の基本。もしも~だったら。

あなたはパーティーの会計係になり、出席者ごとの会費を一覧にまとめなければなりません。会費は、男性が5,000円、女性が3,500円です。

このような場合は、IF関数を使って次のようにします。

D2セルに、=IF(C2=”男”,5000,3500)と入力します。

kaihi_1

Enterで確定すると、3500と表示されます。

kaihi_2

他の出席者の会費セルにコピーすれば、全員の会費が表示されます。

kaihi_3
このように、IF関数は「~の場合はX、そうでない場合はYを入力する」というように条件によって処理を分けることができる関数です。

IF関数の書式は、

=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

です。

IF関数には、3つの引数(カッコ内の要素)が必要で、ひとつめの引数は、処理を分ける条件をあらわした論理式です。上の例でいうと「C2セルが”男”である」をあらわす論理式「C2=”男”」ですね。
続いて、論理式が真(正しい)場合にセルに表示する値論理式が偽(間違っている)場合にセルに表示する値と入力し、最後にかっこで閉じます。

 

第1引数 論理式。処理を分けるための条件。
第2引数 論理式が成立する場合にセルに表示させる値。
第3引数 論理式が成立しない場合にセルに表示させる値。

 

つまり、先ほどの式は、「C2セルが”男”だったら5000を、そうでなかったら3500を入力」という意味だったのです。

 

条件が複数あったらネスト(入れ子構造)にしよう

matoryosika

 

パーティーの会費に変更があり12歳以下は無料になりました。そこで、会費一覧も修正しなければなりません。年齢も判定する必要が加わったために条件が増えてしまいました。

この場合は、

=IF(B2<=12,0,IF(C2=”男”,5000,3500))

という式を入力します。

先ほどの条件の前に「12歳以下だったら0」を追加し、そうでなかったら、男女別の会費を表示させるようにすればいいのです。

nest_setumei

 

D2セルに、=IF(B2<=12,0,IF(C2=”男”,5000,3500))と入力します。

kaihi_4

Enterで確定し、他の出席者にもコピーすると、12歳以下のこどもは会費が0になりました。

kaihi_5

 

このように、IF関数のなかにIF関数が入っていることを「ネスト(=入れ子構造)」といい、Excel2007以降は64個までネストを組み込むことができるようになりました。とはいっても、やり過ぎるとあとで見たときに分かりにくくなってしまいますので気を付けましょう。

 

さらに便利なIFS関数

new_paper

 

たくさんの条件があってネストがいっぱいになってしまう。そんなときにツカエルのが、Excel2016で新しく追加された『IFS(イフエス)関数』です。

IFS関数の書式は、

=IFS(論理式1,真の場合1,論理式2,真の場合2,論理式3,真の場合3,…)

です。

[論理式1]が真の場合は[真の場合1]が表示され、それ以降の条件は調べることはありません。

[論理式1]が偽の場合は、[論理式2]の条件が満たされているかを調べ、真の場合は[真の場合2]が表示され、偽の場合は[論理式3]以降の条件を調べる…といった感じで繰り返されます。

[論理式1]と[真の場合1]は必須ですが、以降はなくてもOK。条件は最大127個までです。

 

それでは、テストの点数によってA~E評価をつけるケースで見てみましょう。
90点以上はA、80点以上はB、70点以上はC、60点以上はD、他はE評価とします。

この場合は、C2にセルに

=IFS(B2>89,”A”,B2>79,”B”,B2>69,”C”,B2>59,”D”,TRUE,”E”)

と入力します。

tokuten_1

tokuten_2

 

注目!
最後の論理式を[TRUE]にすることで、それまでのすべての条件を満たさなかったときに表示する値を指定することができます。上の例でいうと、「TRUE,”E”」の箇所で「他はE評価」をあらわしています。

 

IF関数で同じ処理をしようとすると、

=IF(B2>89,”A”,IF(B2>79,”B”,IF(B2>69,”C”,IF(B2>59,”D”,”E”))))

となりますので、IFS関数の方が分かりやすいですね。

 

ただし、Excel2016からの新機能ですので、適用していないExcelでIFS関数を含むファイルを開くとエラー表示されてしまいます。気を付けてくださいね。

 

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ライター紹介

ミワ

ミワ

ミワです。去年職場の先輩と結婚し、子供の出産を機に退職しました。今は専業主婦をやる傍ら、時間を見てブログをやっています。主人からよく職場の悩み事を相談され、その時のアドバイスが的をついているらしく、今では元同僚や後輩などからも相談を受けます。その体験を活かしたり、得意のエクセル技などをここでは紹介していきたいと思います。少しでもお役に立てれば嬉しいです!

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