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真っ先に知りたい!超重要【Excel】6大関数 ~VLOOKUP編~

2016/10/06 Excel活用術
この記事は約 6 分で読めます。

真っ先に知りたい!超重要6大関数シリーズ第四弾。今回は『VLOOKUP関数』です。

「VLOOKUP関数は数式が長くてちょっと・・」と苦手意識を持っている方も多いのですが、とっても実用的なのでぜひ活用していただきたい関数です。

いつもは敬遠しがちなあなたにも、Excel初心者のあなたにも、「な~んだ簡単!」と思っていただけるように、じっくり丁寧に解説していきたいと思います。

 

VLOOKUP関数の使用例をみてみよう

『VLOOKUP関数』は、検索条件に合うデータを探して指定したデータ取り出してきてくれる関数です。まずは、どんな関数かイメージするために具体例を見てみましょう。

 

あるお店では、商品が売れるたびに下のような販売データを記録しています。

vlookup_1

 

商品名や単価をいちいち入力するのが面倒な上、入力ミスが多くて困っていました。そこで、VLOOKUP関数を使って改善してみることにしました。

 

初めに、商品コードと商品名、単価の対応表を作ります。

vlookup_2

C2セルに=VLOOKUP(B2,H:J,2,0)と入力します。

vlookup_3

Enterで確定すると「キッチンタオル」が自動で表示されます。

vlookup_4

商品名の他のセルにもコピーします。

vlookup_5

単価も同様に、C3セルに=VLOOKUP(B2,H:J,3,0)と入力します。

vlookup_6

単価の他のセルにもコピーします。

vlookup_8

 

これで、商品コードを入力すれば商品名と単価が自動で表示されるようになりました!

ためしに、B2セルを「003」に変えてみます。

tamesi_1

商品名と単価が自動で変わりましたね。

tamesi_2

 

VLOOKUP関数の書式と4つの引数

それでは、上の具体例でどんな処理をしていたのかじっくり見ていきましょう。

 

VLOOKUP関数の書式は

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

です。

 

引数が4つもあるので難しそうな感じがしますが、たいていの場合、[検索方法]は「0(ゼロ)」にしておけばいいので、あなたが指定しなければならない引数は3つ。他の基本的な関数と変わりません。

 

さあ、ここから、それぞれの引数についてひとつずつ確認していきましょう。

 

検索値

一つめの引数は、[検索値]です。
[検索値]には、とってくるデータの手がかり(キー)になる値が入っているセルを指定します。

syosiki_1

syosiki_1_img

例では、商品コードのセルですね。
C2セルではB2セルですが、C3セルはB3セル、C4セルはB4セル…といったように、各行の商品コードのセルを指定しています。

範囲

二つめの引数は、[範囲]。
[検索値]と取ってくるデータが含まれるセル範囲を指定します。簡単に言うと、データ一覧ですね。

syosiki_2

syosiki_2_img

例だと、商品コードと商品名、単価の対応表です。

 

[検索値]が必ず1列目(一番左)になっている必要があるので注意してください。[検索値]がB2セルにある場合は、[範囲]はB列から始まるようにしなければならないということです。

syosiki_5

列番号

三つめの引数は、[列番号]です。取ってきたいデータが[範囲]の何列目にあるかを指定します。

syosiki_3

syosiki_3_img
例の、C2セルは2列目の商品名を取ってきたいので「2」、D2セルは3列目の単価を取ってきたいので「3」としています。

検索方法

四つめの引数は[検索方法]ですが、とりあえず「0」にしておけばいいと思っておいてOKです。

[範囲]から[検索値]を探す方法を「TRUE」か「FALSE」で指定します。「1」は「TRUE」、「0」は「FALSE」と同じ意味です。

TRUEにするといちばん近いデータを検索し、FALSEにすると完全に一致するデータを探します。完全一致するデータを検索することがほとんどかと思いますので「0」と覚えておけば大丈夫でしょう。ちなみに、この引数を省略した場合は「TRUE」と解釈されますので気を付けてくださいね。

 

まとめると・・

syosiki_4

ということになります。

 

つまり、例でC2セルに入力した「=VLOOKUP(B2,H:J,2,0)」は、「B2セルの値をH列~J列の範囲(の1列目)から探して、2列目のデータを取ってくる」という意味だったのです。

 

空白処理でエラー表示をなくそう

販売データが未入力のセルに数式をコピーしたらこんなエラーになってしまいました。このエラーは参照する値が見つからないことを示していて、商品コードが入力されていないことが原因です。

kuhaku_1

このような場合は、IF関数を使って空白処理をしましょう。

 

C2セルを =IF(B2=””,””,VLOOKUP(B2,H:J,2,0)) に変更して、商品コードが未入力だったら””、そうでないときに商品名を取ってくるようにします。

kuhaku_2

 

同様に、D2セルとF2セルにも空白処理をし、商品名、単価、売上金額の他のセルにコピーすればエラー表示がなくなりスッキリします。

kuhaku_4

 

入力規則リストを使って簡単入力

商品コードを入力したらまたエラーになってしまいました。対応表にない商品コードを入力したためです。

kisoku_1

このようなときは、入力規則のリストを使うと便利です。

 

商品コードのセル範囲を選択し、[データ]→[データの入力規則]をクリックします。

kisoku_2

 

データの入力規則ダイアログで、入力値の種類を[リスト]に、元の値に対応表の商品コードを選択します。

kisoku_3

 

すると、リストから選択できるようになります。直接入力もできますが、リストにない値は入力できません。

kisoku_4

 

メンテナンスも考えた仕組みにしよう

ここまでVLOOKUP関数について詳しくお話してきましたが、いかがでしたか?

思っていたよりも難しくなかった!」と感じていただけたら幸いです。

作業効率が飛躍的に上がり、入力ミスも減らすことができるすごーく便利な関数ですので、積極的に使ってみてくださいね。

 

また、ここでは分かりやすいように販売データと対応表を同じシートに作成しましたが、メンテナンス性や汎用性を考えるとシートを分けたほうがいい場合もあります。

後々のことを考えて、変更があっても他への影響が少なくなるような仕組みにしておくことはとっても大事

上の例で、[範囲]を指定する際に、「=VLOOKUP(B2,H:J,2,0)」と、H列からJ列を指定したのはそのためです。列全体にしておけば商品が増えても修正が必要ないですもんね。

関数を使いこなせるようになるのと一緒に、ぜひ、メンテナンスを楽にするテクニックも身に付けていきましょう!

 

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ライター紹介

ミワ

ミワ

ミワです。去年職場の先輩と結婚し、子供の出産を機に退職しました。今は専業主婦をやる傍ら、時間を見てブログをやっています。主人からよく職場の悩み事を相談され、その時のアドバイスが的をついているらしく、今では元同僚や後輩などからも相談を受けます。その体験を活かしたり、得意のエクセル技などをここでは紹介していきたいと思います。少しでもお役に立てれば嬉しいです!

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