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催促メールはこう書けばOK!【保存版】実務で役立つテンプレート付き

2016/10/19 ビジネスツール
この記事は約 7 分で読めます。

仕事をしていく上で、期日を守るのは重要なことです。

もちろん、ひとりで仕事をしているわけではないので、滞りなく進めるためには周囲の協力があってこそ。ときには、催促しないといけないこともありますよね。

対面や電話で話すのなら、表情や声のトーンも駆使しながら伝えることができますが、メールではそれができません。書き方によっては、感じの悪いひとと思われたり、相手を不快にさせてしまっているかもしれません。

では、どうしたら「早くして」という気持ちを、メールでも上手に伝えることができるのでしょうか。

ここでは、嫌みがなく かつ 言いたいことが的確に伝わる『催促メール』の書き方を、実務で使えるテンプレートと共にご紹介していきます!

 

催促メールを送る前に・・

kakunin

期日になってもメールが届かないなど、約束を守ってもらえないと腹立たしい気持ちになりますよね。

でもちょっと待ってください。

イライラをぶつける前に、まず、以下のようなミスや勘違いがないかを確認しましょう

 

◇期日は間違いないか?
相手とやり取りした記録を確認して、約束した内容に、思い違いや見間違いがないかを確認しましょう。

◇受け取っていることを見過ごしていないか?
本当は届いているのにそれに気づいていない可能性もあります。
誤って他のメールフォルダに移動していないか、届いた資料が他の資料と紛れていないか、よく確認しましょう。

◇トラブルが原因ではないか?
メールシステムに障害が起きている場合もあります。伝達系統に異常がないか確認しましょう。

 

相手を気遣い、やんわりとした文章で。

bunshoこちらに非がなく、心の中では「も~なにやってんだよ」と思っているときでも、仕事をスムーズに進めるためには相手への気遣いが欠かせません。

“まだですか””困っています”といったストレートな表現は、責めている印象を与えてしまいますので、できるだけやんわりとした文章にしましょう

 

“○○について、ご確認いただけましたでしょうか?”
“○○は、お手元に届いておりますでしょうか?”
“○○の件は、その後いかがでしょうか?”
“現時点で、まだ届いていないようです。”

 

必要に応じて、急いでいる理由を伝える。

riyuu状況によっては、これ以上待てない!ということもあります。そんなときは、あなたが急いでいる理由を伝えると効果的です。

 

“いただいた資料をもとに、本日、会議を開くことになっています。”
“明日のプレゼンに必要なため・・”
“お返事を参考に見積もりを作成し、○○へ提出する予定です。”
“お送りいただくデータを使った○○の締切が迫っておりまして・・”

 

このように、どうして催促しているのかを付け加えると、相手に危機感を抱かせることができます。

 

結びが重要。気配りフレーズを忘れずに。

相手に配慮しすぎて”お時間のあるときに””お手隙のときに”と書いてしまうひとがいますが、これでは催促になりません。

メールの結びでは、待っているのでよろしくねという気持ちを改めて伝えます。

 

“ご対応の程、よろしくお願い致します。”
“お返事をお待ちしておします。”
“ご確認のうえ、ご報告くださいますようお願い致します。”
“○時までにお送りいただけますようお願い致します。”

 

musubi

最後まで相手を思いやることを忘れずに、気配りフレーズも入れましょう。

 

“恐れ入りますが、・・”
“ご多用中に恐縮ですが、・・”
“急かすようで申し訳ありませんが、・・”

 

こんな催促メールは送ってはダメ!

〇〇の件について、昨日までにご返信いただくことになっていましたが、
いまだに受け取っていません。

まさかお忘れになっているとは思いませんが、念のためメールいたしました。

至急、ご連絡ください。

 

このように、相手の状況をまったく気にかけず、遅れている事実だけを告げて急ぐよう迫るのは絶対にNG。「こっちは何も悪くない!」「いったいどうなってるんだ!」と責めているとしか思えません。

 

相手をイラッとさせるNGワード

◇まさか~とは
◇いまだに~ない
◇遅くとも~までには
◇普通は~
◇毎回~

このような言葉は、非難がましく、相手をバカにしているように聞こえます。自分がイライラしているとつい使ってしまいがちですので注意しましょう。

 

実務で使える催促メールテンプレート

上司から議事録確認の返信がない

○○部長

お疲れさまです。○○です。

○月○日に、第4回戦略会議の議事録確認をお願いしましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。

お忙しいところ、大変恐縮ですが、
今週中にご返信いただけましたら助かります。

念のため議事録を添付いたします。
よろしくお願いいたします。

 

point
◇”ご確認いただけましたか?”という疑問形にすると、圧迫感がない
◇議事録を添付すると、以前のメールを探す手間をかけない

 

取引先から見積書が届かない

○○株式会社 営業部 ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○、営業部の○○でございます。

先日依頼しました○○のお見積りの件について、ご連絡申し上げます。

○月○日までに郵送にてお送りいただけるとのことでしたが、
まだこちらに届いていないようです。

何らかの事情で遅れているようでしたら、その旨、
ご連絡いただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

 

point

◇”まだ~いないようです”として、断定的な言い方を避ける
◇何かあったのでは?と相手を気にかけた表現

 

期日を過ぎても入金されない

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。
○○商事の○○です。

○月○日付で請求書をお送りしました○○ですが、
振り込み期限の○日までにご入金が確認できておりません。

何かの手違いかとは存じますが、
ご確認いただけますようお願い申し上げます。

もし、行き違いですでにご入金いただいておりましたら
失礼をお許しください。

 

point

◇”入金されていない”のではなく”確認ができない”
◇行き違いの可能性もフォローする

 

依頼した資料がメールで送られてこない

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

先日は、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
その際にご依頼した資料の件でご連絡いたしました。

昨日18時までにお送りいただくことになっていましたが、
現時点で、ご依頼した資料に関するメールが届いていないようです。

当資料をもとに、本日、社内会議を開くことになっています。

ご多用中に恐縮ですが、ご確認のうえ、
14時までにお送りいただけますようお願いいたします。

 

point

◇理由を添えることで緊急度を伝える
◇急ぎの場合は具体的な期限を提示することも有効

 

納期を過ぎても納品されない

○○株式会社 ○○部
○○様

株式会社○○の○○です。
日頃よりお世話になっております。

先日発注いたしました○○について納期を過ぎておりますが、
その後の進み具合はいかがでしょうか。

急かすようで申し訳ありませんが、本日中に進捗状況と納品予定について
ご連絡いただけますと幸いです。

お返事お待ちしております。

 

point

◇”進み具合はいかがでしょうか”と、質問形にするとやわらかな印象になる
◇返事を待っていることをきちんと伝える

 

貸した備品を返却してほしい

○○課 ○○様

お疲れ様です。○○課○○です。

先月よりお貸ししておりました○○ですが、
ご使用はお済みでしょうか。

お伝えしました通り、次回の総本部会議にて使用する予定です。

お手数をおかけいたしますが、○月○日までに
ご返却いただきますようお願い申し上げます。

 

point

◇”ご使用はお済みでしょうか”と状況を確認する
◇理由を伝えたうえで、返却期限を指定しお願いする

 

 

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ライター紹介

ミワ

ミワ

ミワです。去年職場の先輩と結婚し、子供の出産を機に退職しました。今は専業主婦をやる傍ら、時間を見てブログをやっています。主人からよく職場の悩み事を相談され、その時のアドバイスが的をついているらしく、今では元同僚や後輩などからも相談を受けます。その体験を活かしたり、得意のエクセル技などをここでは紹介していきたいと思います。少しでもお役に立てれば嬉しいです!

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