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お詫びメールの書き方、注意点【保存版】謝罪文テンプレート付き

2016/11/04 ビジネスツール
この記事は約 6 分で読めます。

謝るときは直接会って気持ちを伝えるのがマナーです。

ただ、小さなミスをしたときや謝罪に伺う前の初期対応でなど、お詫びメールを送る場合もありますよね。

今回は、お詫びメールを送る際の注意点と、さまざまなケースを想定した謝罪メールの文例をご紹介します。

 

お詫びメールを送っていい場合・ダメな場合

事態の深刻さによってメールで済ませていいときとそうでないときがあります。

なんでもメールで謝ってしまうと、さらなる怒りをかう場合がありますので、十分注意が必要です。

 

謝罪の気持ちをメールで伝えても良いケース

tehepero○ メールにファイルを添付し忘れた
○ メールを誤送信した
○ メールの返信が遅れた、忘れていた

小さなミスによってちょっとした手間や心配をかけたときなどは、メールで済ませてもいいでしょう。

 

第三者に迷惑をかけたときはメールだけで済ませない

aserujoseikaisyain取引先や他の部署など第三者に迷惑をかけたときは、たとえ上のような小さなミスでも電話や、場合によっては訪問して謝罪したほうがいいでしょう。

 

 

重大事態では上司と相談した上で行動する

× 取引先に損失を与えた
× お客様を怒らせてしまった

大きなミスを犯してしまったときは、個人で判断するのではなく、上司の指示を受けてから行動するようにしましょう。

otikomuhitobito
すぐに飛んでいってお詫びを伝えられないときは、すばやく適切なメールを送ることで印象をよくすることができることもあります。

また、直接会うことも電話で話すこともできない事情があり、メールしか伝える手段がないときはメールで謝罪するしかありませんね。

 

お詫びメールのポイント

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スピーディーな対応

hayaitaiouミスに気づいたらすぐに対応しましょう。状況を悪化させないためには早ければ早いほどいいと心得ておくこと。

適切なメールを素早く送ることができれば、好印象につなげることも可能です。トラブルが起こる前に謝罪メールのテンプレートを用意しておくと安心ですね。

 

しっかりとお詫びのことばを伝える

owabinokotoba最初にお詫びのことばを述べます。

「この度は○○を間違えてしまい、申し訳ありませんでした。」
「ご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。」

とても丁寧で低姿勢に書かれているのに最後まで「申し訳ありません」のひとことが書かれていないメールを見かけますが、これでは相手の気持ちは収まりません。

 

嘘と言い訳は絶対しない

usohadameミスやトラブルに至った経緯を説明するときは、正直に事実を伝えます。

言い訳がましい文章は相手を感情的にさせてしまいます。同様に、他人のせいにするのもやめましょう。

 

≪避けるべき表現≫
「ついうっかり」
「別件でバタバタしていまして」
「部下がミスをしまして」
「チームリーダーがチェックをし忘れたので」

 

対応策、心がまえを伝える

kokotogamae具体的な対策や改善策今後の心がまえを述べて、誠意を示しましょう。

相手にお願いをする場合は、「恐れ入りますが」「大変お手数ではございますが」などのひとことを添えて依頼をしましょう。

 

「すぐに代わりの品をお送りいたします。」
「今後はこのような事故がないようチェック体制を強化し」
「気を引き締めていく所存です。」

 

見直してから送信する

minaositekara送信前の文章チェックは必須です。
件名、名前、数値に間違いはないか?失礼な表現になっていないか?

社外に向けたメールの場合は、上司や先輩に確認してもらってから送信するといいでしょう。

 

 

お詫びメールテンプレート

owabibunrei

 

メール返信が大幅に遅れた

○○様

いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○です。

お問い合わせいただいておりました○○について
返信が遅くなり大変申し訳ございません。
遅ればせながら、お答えさせていただきます。

・・・

お返事が遅れてしまい、ご迷惑をおかけいたしました。
どうぞ今後ともよろしくお願い申し上げます。

 

メールを誤送信した

○○様

いつもお世話になっております。
○○です。

先ほど、下記のメールを誤って送信してしまいました。
大変申し訳ございません。

送信日時:2017/10/4 14:50
差出人 :○○
件名  :○○○○

大変勝手ではございますが、削除してくださいますよう
お願い申し上げます。
お手数をおかけしてしまい申し訳ございません。

 

メールにファイルを添付し忘れた

○○様

いつもお世話になっております。
○○です。

先ほどお送りした○○のメールに○○を添付して
おりませんでした。大変失礼をいたしました。

本メールに添付しお送りいたします。

添付ファイル:○○

恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

 

予定をキャンセルした(電話連絡済み)

○○様

平素よりお世話になっております。
○○です。

昨日は打ち合わせのお時間を頂いておりましたのに
お伺いできず、誠に申し訳ございませんでした。
心よりお詫び申し上げます。

改めて、○○様のご予定をお聞かせいただきたく
お手数ではございますが、ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

商品の納品が遅れている

○○様

日頃よりお引き立ていただき誠にありがとうございます。
株式会社○○の○○でございます。

さて、○月○日付でご注文いただきました○○の納期が遅れ
誠に申し訳ございません。

多大なご迷惑をおかけしておりますことを、
心よりお詫び申し上げます。

今回の件は、受注業務における作業ミスが原因であると考えられます。
チェック体制を強化し、今後同じような不手際がないよう
気を引き締めていく所存です。

どうか今後とも変わらぬお付き合いのほど
よろしくお願い申し上げます。

 

間違った商品を発送した

○○様

日頃より当店をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
○○の○○です。

この度、ご注文いただいた○○と異なる商品を発送してしまいました。
多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

すぐにご注文いただいた商品をお送りいたします。
2日以内にお手元にお届けできる予定でございますが
その間、ご不便をおかけいたしますことをお詫び申し上げます。

今後はこのようなことがないよう、社員一同で再発防止に
取り組んで参ります。

大変お手数ではございますが、お手元の商品は弊社までご返送ください。
新たにお届けする商品と一緒に段ボールをお送りいたしますので
お手元の商品を入れていただき、配送業者にお渡しください。
(送料は当社で負担いたします)

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

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ライター紹介

ミワ

ミワ

ミワです。去年職場の先輩と結婚し、子供の出産を機に退職しました。今は専業主婦をやる傍ら、時間を見てブログをやっています。主人からよく職場の悩み事を相談され、その時のアドバイスが的をついているらしく、今では元同僚や後輩などからも相談を受けます。その体験を活かしたり、得意のエクセル技などをここでは紹介していきたいと思います。少しでもお役に立てれば嬉しいです!

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