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Excelのありがた迷惑なデフォルト機能を外して効率UP

2016/07/14 Excel活用術
この記事は約 7 分で読めます。

 

ぐっじょぶでは、デキるサラリーマンになるための“本当に役立つノウハウ”をたっくさんご紹介していく予定です。

その第一弾として、私ミワが選んだテーマは『Excel活用術』。

仕事でExcelを利用するシーンは多々あるものの、実は使いこなせていないひとがいることをご存知でしょうか。

あるとき、新入社員にExcelでの簡単なデータ処理をお願いしました。長く見積もっても数時間あれば十分終わる内容だったのですが、彼は丸一日費やしても終わらず残業したいと言うのです。よくよく話を聞いてみると、別ファイルにある元データをひとつひとつ手入力して移していたのです。コピペを知らなかったんですね。

このような極端な例は稀ですが、知っていれば1分で終わってしまうような単純作業に何時間もかけているなんてことはよくある話です。

日頃、Excelを使っていて「これどうにかならないかな・・」「こんなことができたらいいのに・・」などと感じているとしたら、あなたの貴重な時間が無駄に費やされているかもしれませんよ!?

 

ありがた迷惑な機能は設定変更で快適に

Excelにはさまざまな便利な機能があり、とっても助かることのほうが遥かに多いのですが、URLを入力したら勝手にハイパーリンクになったり、入力文字の続きが予測表示されたりと、場合によっては余計なお世話ということもありますよね。

まずはこのありがた迷惑な機能の設定を変更しておきましょう。

 

自動でハイパーリンクが張られないようにする

セルに入力した文字を自動的に修正したり、書式変更する機能をオートコレクトといいます。オートコレクトの設定変更は、オートコレクトのオプションダイヤログで行います。

[ファイル] → [オプション] → [Excelのオプション] → [文章校正] → [オートコレクトのオプション]をクリックする

xls_file

xsl_option

xls_mojikosei

 

URLやメールアドレスにハイパーリンクが張られないようにするには、[入力フォーマット]タブの[インターネットとネットワークアドレスをハイパーリンクに変更する]からチェックを外しておきましょう。

[インターネットとネットワークアドレスをハイパーリンクに変更する]からチェックを外す

xls_link

 

自動で文字が修正されないようにする

“YUO”と入力したいのに勝手に“YOU”に修正されてしまう・・どうしたらいいの?
こんなことがありました。

これもオートコレクト機能のせいです。

[オートコレクト]タブの[入力中に自動修正する]のチェックを外す

xsl_nyuryoku

 

他にも、[2文字目を小文字にする]や[曜日の先頭文字を大文字にする]など不要なものはチェックを外しておくといいですね。

 

セルの左上に三角形のマークが出ないようにする

xls_sankaku

セルに数式などを入力した際に、セルの左上に色のついた三角形のマークが表示されることがあります。

これは、Excelがエラーチェックをして「ここが間違えているかもしれませんよ~」と警告しているのですが、意図してそのように入力している場合もありますよね。

三角形のマークが表示されているセルを選択したときに表示される[!マーク]をクリックして[エラーを無視する]を選択することで三角形のマークを消しているひともいらっしゃるかもしれませんが、結構面倒だったりします。

xsl_sankaku_kesu

 

エラーチェックが不要な場合は、エラーチェックをオフにしておくことで三角形のマークが表示されなくなります。

[Excelオプション] → [数式] をクリック → エラーチェックの[バックグラウンドでエラーチェックを行う]のチェックを外す

xsl_errchk

 

入力中に予測変換されないようにする

xls_tanaka

縦方向へ続けてデータを入力しているときに、上で入力済みのデータと同じ文字で始まるデータを入力するとExcelが予測変換しようとします。

便利なときもありますが、かえって間違えやすかったりして迷惑に感じるときもありますよね。これは、オートコンプリートをオフにしておくことで対処できます。

[Excelのオプション] → [詳細設定]をクリック → [オートコンプリートを使用する]のチェックを外す

xls_yosoku

 

数字が日付に変換されないようにする

“1-1”や“2/3”などと入力したいのに勝手に日付に変換されてしまうというときは、[セルの書式設定]で表示形式を[文字列]に設定してから入力しましょう

文字の先頭にシングルクオーテーション(‘)をつけることでも対処できます。

 

列幅を変更したときにグラフや図のサイズが変わらないようにする

グラフや図が設置されているセルの列幅を変えると、グラフや図のサイズが変わってしまいます。その場合は、グラフや図の書式設定でサイズが変わらないようにできます。

グラフエリア(もしくは図)上で右クリック → [グラフエリアの書式設定](または[図形の書式設定]) → [プロパティ] → [セルに合わせて移動やサイズ変更をしない]を選択

xls_graph

 

新規ブック作成時のシート枚数、フォントを変更する

Excelファイルを新規作成するとシートが3枚ある状態になっています。(Excel2013からはシート1枚が初期設定)

xls_sheet

1枚目のシートしか使っていないのにそのまま保存して上司へ渡したりしていないでしょうか?受け取った側は、2枚目、3枚目も確認しているでしょう。これでは相手への配慮が欠けています。

Excelファイルを新規作成したときのシートは、1枚に設定しておきましょう。

[ファイル] → [オプション] → [基本設定] → [新しいブックの作成時]の[ブックのシート数]を“1”にする

xls_maisu

 

その他、[使用するフォント]や[フォントサイズ]などを変えることで、フォントやフォントサイズの初期値を変更することもできます。

 

作業中に「いつもと違って困った」に遭遇したときの対処法

atamawokakaeru

「セルを移動しようとしてカーソルキーを押しているのに画面がスクロースしてしまう」
「列の表記がABC‥じゃなくて全部数字になっている」
「シートタブがなくなってしまった」

Excelを使っていて、普段と違う状態に戸惑ってしまった経験はないでしょうか。
原因が分からないと、対処方法を見つけるのに結構な時間を費やしてしまうことになります。

 

変な動作の原因は「スクロールロック」「ナンバーロック」「インサートモード」

セルを移動したいのに画面がスクロールしてしまうときは、スクロールロックが有効になっています。解除するにはスクロールロック(ScrollLock)キーを押しましょう。

キーボードでアルファベットキーを押しているのに数字が入力されるというときは、ナンバーロック(NumberLock)キーを押して解除しましょう。

テンキーで数字を入力したいのにカーソルが移動するだけで入力できないときも、ナンバーロックのせいです。

また、文字の間に入力したいのに次の文字を上書いてしまう場合は、インサート(Insert)キーでインサートモードを解除しましょう。

お使いのパソコンによって各キーの場所が違いますので探してみてください。ファンクション(Fn)キーと一緒に押さなければならない機種もありますので、該当キーだけで戻らないときはファンクションキーと同時に押してみてくださいね。

 

列表記を数字からアルファベットに戻す

いつもはA、B、C・・と列が並んでいるのにすべて数字になってしまっている。そんなときは、[ファイル] → [オプション] → [数式]をクリック → [数式の処理]の[R1C1参照形式を使用する]にチェックが入っていないか確認してください。チェックを外せばアルファベットに戻ります。

xls_retu

 

シートタブがなくなってしまった!

シートタブが消えてしまったときは、[ファイル] → [オプション] → [詳細設定]の[シート見出しを表示するのチェックが外れていないか確認してください。チェックを入れればシートタブが表示されます。

xls_midasi

 

 

小さなことを積み重ねて作業効率をアップ

いかがでしたか?

ここでご紹介したのはとても小さなことなのですが、快適に作業するためには結構大事だったりします。

限られた時間を有効に使うために、ぜひ、自分なりの設定にカスタマイズしてみてくださいね。

今後も、つかえるExcel活用術を随時ご紹介していきたいと思っていますので、たまにチェックしていただけると嬉しいです♪

 

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ライター紹介

ミワ

ミワ

ミワです。去年職場の先輩と結婚し、子供の出産を機に退職しました。今は専業主婦をやる傍ら、時間を見てブログをやっています。主人からよく職場の悩み事を相談され、その時のアドバイスが的をついているらしく、今では元同僚や後輩などからも相談を受けます。その体験を活かしたり、得意のエクセル技などをここでは紹介していきたいと思います。少しでもお役に立てれば嬉しいです!

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