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Excel初心者にもわかる!数式入力の超基本(関数・演算子・絶対参照)

2016/09/05 Excel活用術
この記事は約 7 分で読めます。

今回は、すべての基本となる『数式の入力』について解説していきたいと思います。

簡単なことのようですが、しっかり理解しているかどうかで作業効率に差がついていきますので、初心者でなくても一読しておきたい内容です!

数式を入力する4ステップ

  1. 半角英数モードにする(全角モードだったら半角モードに切り替える)
  2. イコール(=)から入力を始める
  3. マウス・カーソルキー(矢印キー)でセルを選びながら数式を入力する
  4. Enterキーで確定する

 

例えば、B1セルにA1セルの値に1を足した値を入力したいときは、B1セルに

=A1+1

と入力してEnterキーを押せば、答えが表示されます。

100+1_before

100+1_after

 

関数を使うとシンプル&わかりやすい

A1セルからA5セルをすべて足した値を求めたいときは

=A1+A2+A3+A4+A5

と入力すれば答えが返ってきます。

kansu_2

kansu_3

でもこの方法では面倒ですし、もっとたくさんの値を足したいときは時間がかかり過ぎてしまいますよね。

Excelには、このような大変な作業を簡単にするためのさまざまな手段が用意されています。

例のケースですと、SUM関数というものを使えば

=SUM(A1:A5)

とシンプルな入力で求められてしまうのです。

kansu_4

A1からA1000までの合計を知りたいときも

=SUM(A1:A1000)

でいいので、あっという間に入力できますし、他の人が見たときも分かりやすいですよね。

 

関数には、厄介なExcel作業を簡単にするために、計算や集計、文字列操作など、さまざまなものが用意されています。

もしも、

「コレ、毎度毎度めんどくさいんだよな~」
「単純作業なのに時間がかかってしまっている」

など感じていることがあれば、使える関数がないか調べてみるといいでしょう。

数ある関数の中から自分に必要な関数を見つけて使いこなせるようになることが、作業効率アップに直結します。非効率なことに気付かないまま時間を無駄にし続けるのはもったいないですよね。

 

関数を入力する4ステップ

  1. 半角英数モードでイコール(=)を入力する
  2. 関数名を入力する
    途中で候補リストが表示されますので、カーソルキーなどで選択しTabキーで確定します。
    kansu_step_1
  3. カッコ内に必要な引数を入力する
    kansu_step_2
  4. カッコを閉じてEnterキーまたはTabキーで確定する
    Enterキーで確定するとアクティブセルが1つ下に、Tabキーなら右に移動します。

 

関数の書式

基本的に関数は次のような書式になっています。

=関数名(第一引数,第二引数,第三引数,…)

引数とは関数に必要な構成要素のことで、関数よって必要な引数は違い、2つ以上ある場合はカンマ(,)で区切って入力していきます。

kansu_step_2

SUM関数の場合は、 SUM(数値1,[数値2],…) と表示されています。[]で囲まれている引数はあってもなくてもいいという意味です。

さきほどのように1つでもいいですし、

=SUM(A1:A5,C1:C5)

というように、複数の引数を入力することもできます。

 

効率的なセル選択の方法

セルを選択するときは、マウスでクリックしてもカーソルを合わせてもどちらでも構いませんが、選択したい範囲によって効率的な操作ができるようにしましょう。

ひとつのセルを選択する
選択したいセルをクリックすればOK。カーソルキーを使ってセルを選ぶこともできます。

複数のセル範囲を選択する
マウスで始点をクリックし終点までドラッグしてセル範囲を選択します。カーソルキーを使う場合は、始点に移動しShiftキーを押しながらカーソルキーで選択します。

連続して入力されているセル範囲を選択する
データが連続して入力されているセル範囲を選択するときは、Shiftキー+Ctrlキー+カーソルキーを活用しましょう。

A列からD列まで各100個のデータが入力されていて、そのすべての総計を求めたい場合、SUM関数の引数となるセルの選択は

A1(始点)にカーソルを移動し、Shiftキー+Ctrlキー+↓キーを押すとA1からA100までが範囲選択されます。

cell_sentaku_2

そのままShitキー+Ctrlキー+→キーを押せばD列まで範囲を広げることができます。

cell_sentaku_3 ※実際にはD100セルを始点にした方がカーソル移動が少なく効率がいいですが、分かりやすさのためA1を始点にしました。

 

知っておくべき演算子

Excelで利用する演算子には、四則演算子・結合演算子・比較演算子の3つがあります。

四則演算子

プラス(+) 足し算
マイナス(-) 引き算
アスタリスク(*) 掛け算
スラッシュ(/) 割り算

=A1*B1と入力すれば、10×2の結果が求められます。

enzan_1

enzan_2

結合演算子

アンパサンド(&) 値をくっつける

=A1&B1と入力するとA1の値にB1が結合されます。

enzan_3

enzan_4

比較演算子

左が右より大きい
右が左より大きい
>= 左が右以上
<= 右が左以上
左右が等しい
<> 左右が等しくない

Excelでは「~の場合は」という条件によって処理をわけることができ、その判定の際に比較演算子を使います。

 

IF関数は、「~の場合はX、そうでない場合はYを入力する」ことができる関数です。

例えば、売上が販売目標以上なら”クリア”、そうでなければ”未達”と表示したいとします。

=IF(B4>=B1,”クリア”,”未達”)と入力します。

enzan_5

山田の売上は150以上なので”クリア”と表示されます。

enzan_6

 

 参照と絶対参照を使いこなそう

上の販売目標の例では、すでにあるデータ(販売目標や売上)を利用して目標達成状況を表示しています。このように、他のデータなどを利用していることを「参照」といいます。

セル上でF2キーを押せば、参照しているセルが色つきの線で囲まれ、どこのセルを参照しているのかを確認することができます。

 

次に、他の社員も目標達成状況を表示させるためにC3セルをコピーしてみましょう。

sansho_1

高橋は売上130にも関わらず”クリア”、加藤は”未達”と間違った表記になってしまいました。

sansho_2

C5セルでF2キーを押してみると、販売目標の参照が間違えています。

sansho_3

 

本当はB1セルを参照しなければいけないのに、山田の目標達成状況を下方向にコピーしたので参照セルもつられてずれてしまったのです。ExcelはC4セルからの位置関係で参照セルを認識しているためこのような問題が生じてしまいます。

この問題を解決するためには、参照セルを固定する「絶対参照」を使います。

B4セルを入力するときに、B1セルを選択後F4キーを押す。すると$マークがつきます。

sansho_4

B4セルを他の社員にコピーしてみると、正しい結果が表示されます。

sansho_5

B5セルでF2キーを押すと、販売目標の参照セルが固定されていることが分かりますね。

sansho_6

 

$マークの付き方は、F4キーを押すたびに

$B$1 → B$1 → $B1 → B1

というように変わりますので、状況に応じて使い分けましょう。

$B$1 列と行の両方が固定
B$1 行のみ固定
$B1 列のみ固定
B1 固定しない

 

基本を抑えてExcelを自由自在に!

いかがでしたか?

Excelを学んでいこうという方にとっては、これからの基礎となることばかりですのでしっかり身に付けておいてください。

また、すでにExcelで仕事をしている方がここで紹介した内容を再確認したところ、現在の業務を見直すきっかけになったというケースもあります。何ごとも、基本はおろそかにできないということですね。

今後は、真っ先に知っておくべき超重要な6大関数についても、分かりやすくご紹介していきたいと思っています!

 

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ライター紹介

ミワ

ミワ

ミワです。去年職場の先輩と結婚し、子供の出産を機に退職しました。今は専業主婦をやる傍ら、時間を見てブログをやっています。主人からよく職場の悩み事を相談され、その時のアドバイスが的をついているらしく、今では元同僚や後輩などからも相談を受けます。その体験を活かしたり、得意のエクセル技などをここでは紹介していきたいと思います。少しでもお役に立てれば嬉しいです!

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